İşletmeniz müşterilerinin telefon numarasını, adresini veya sipariş geçmişini tutuyorsa, kişisel veri işliyorsunuz demektir. Kişisel veri işleyen işletmelerin büyük bölümü, 6698 sayılı KVKK kapsamında Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'ne, kısaca VERBİS'e kayıt olmakla yükümlüdür.
VERBİS kulağa ağır bir bürokratik süreç gibi gelse de aslında tek bir panelden yürütülen bir kayıt işlemidir. Bu rehberde VERBİS'in ne olduğunu, kimlerin kayıt olmak zorunda olduğunu, kayıt sürecini ve kayıt olmayan işletmeleri bekleyen sonuçları sade bir dille anlatıyoruz.
VERBİS nedir?
VERBİS, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından işletilen elektronik bir sicil sistemidir. Veri sorumluları (kişisel verileri işleyen işletmeler), işledikleri veri kategorilerini, veri işleme amaçlarını, aktardıkları alıcı gruplarını ve aldıkları güvenlik önlemlerini bu sisteme bildirir.
Sistemin resmi adresi verbis.kvkk.gov.tr'dir. Kayıt, işletmenin veri işleme faaliyetlerini şeffaflaştırır; denetimlerde ve müşteri başvurularında işletmenin 'hangi veriyi neden işlediğini' gösteren resmi bir zemin oluşturur.
Yıllık 1M+
Veri konusu kişi
Kayıt yükümlülüğünün eşiklerinden biri
50.000+
Yıllık veri işleme hacmi
Diğer eşik: kişisel veri işlenme sayısı
4,2M+ TL
2025 üst ceza sınırı
KVKK idari para cezalarının üst bandı
Kimler kayıt olmak zorundadır?
Kayıt yükümlülüğü iki eşikle belirlenir: yıllık çalışan sayısı ve yıllık mali bilanço toplamı. Kurul, eşiğin altında kalan işletmeleri belirli durumlarda da kayda davet edebilir; bu yüzden eşikler yayın öncesi güncel KVKK kaynaklarından doğrulanmalıdır.
| Kriter | Eşik | Kayıt yükümlülüğü |
|---|---|---|
| Çalışan sayısı | 50'den fazla çalışan | Zorunlu |
| Mali bilanço | 250 milyon TL ve üzeri | Çalışan sayısına bakılmaksızın zorunlu |
| İstisna | Eşiğin altındaki işletmeler | Yalnızca Kurul kararıyla davet edilebilir |
Eşiklerin altında kalan işletmeler kayıttan muaftır; ancak bu, KVKK'nın diğer yükümlülüklerinden (aydınlatma, güvenlik önlemleri, veri sahibi başvuruları) muaf olmak anlamına gelmez. Muafiyet yalnızca sicil kaydına ilişkindir.
Kayıt süreci adım adım
- 1verbis.kvkk.gov.tr üzerinden veri sorumlusu hesabı oluşturun ve işletme bilgilerinizi girin.
- 2Veri sorumlusu temsilcinizi ve varsa irtibat kişisini tanımlayın.
- 3İşlediğiniz veri kategorilerini seçin (kimlik, iletişim, müşteri işlem, hukuki işlem gibi).
- 4Veri işleme amaçlarınızı ve aktardığınız alıcı gruplarını bildirin.
- 5Yurt dışına veri aktarımı varsa aktarım türünü ve dayanağını kaydedin.
- 6Güvenlik önlemlerinizi işaretleyin ve kaydı Kurul onayına sunun.
Kayıt tek seferlik değildir
VERBİS kaydı tamamlandıktan sonra işletmenin veri işleme faaliyeti değişirse (yeni veri kategorisi, yeni aktarım) kayıt güncellenmelidir. Güncel olmayan sicil kaydı, kayıtsız olmakla aynı yaptırıma yaklaşır.
Kayıt olmayan işletmeleri bekleyen sonuçlar
Kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumlularına, KVKK'nın 18. maddesi uyarınca idari para cezası uygulanır. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir; aşağıdaki aralıklar yalnızca fikir verir, güncel tutar için KVKK'nın resmi kaynaklarına bakılmalıdır.
| Yükümlülük | Olası yaptırım |
|---|---|
| Sicile kayıt olmamak | İdari para cezası |
| Bildirim yükümlülüğünü ihlal | Ayrıca idari para cezası |
| Veri sahibi başvurularına yanıt vermemek | İdari para cezası |
Para cezasının yanında itibar ve iş kaybı da hesaba katılmalıdır. Müşteriler, verilerinin resmi bir sicilde kayıtlı bir işletmede tutulduğunu bilmek ister; bu güven, özellikle WhatsApp gibi kişisel iletişim kanallarında satış yapan işletmeler için kritiktir.
WhatsApp pazarlamasıyla ilişkisi
WhatsApp üzerinden müşteri iletişimi yürüten işletmelerde VERBİS kaydı, onay yönetimiyle birlikte düşünülmelidir. İYS ticari elektronik ileti onaylarını yönetirken, VERBİS bu verilerin işlenme kaydını tutar. İkisi farklı sistemler olsa da aynı amaca hizmet eder: veri işlemenin şeffaf ve hukuka uygun olması.
Pratikte bu iki süreci birlikte planlamak, tek tek tamir etmekten çok daha kolaydır. Müşteri telefon numarasının hangi amaçla işlendiği (onay, sipariş, pazarlama) hem İYS'de hem VERBİS'te tutarlı anlatılmalıdır.
Kayıt öncesi kontrol listesi
- Hangi kişisel veri kategorilerini işlediğinizi envanterleyin.
- Veri işleme amaçlarınızı ve hukuki dayanaklarınızı yazın.
- Veri aktardığınız alıcı gruplarını (kargo, muhasebe, yazılım) listeleyn.
- Aldığınız teknik ve idari güvenlik önlemlerini derleyin.
- Varsa yurt dışı aktarım dayanağınızı hazırlayın.
Sıkça sorulan sorular
VERBİS kaydı ücretli mi?
Kayıt işleminin kendisi ücretsizdir; süreç verbis.kvkk.gov.tr üzerinden yürütülür. Ücret, işletmenin danışmanlık alması durumunda hizmet bedeli olarak ortaya çıkar.
VERBİS kaydı için avukat gerekli mi?
Küçük işletmeler kaydı kendi başına tamamlayabilir; ancak karmaşık veri akışı olan işletmelerde bir veri gizliliği danışmanından destek almak hata riskini azaltır.
Kaydım onaylanmazsa ne olur?
Kurul, eksik veya hatalı bildirimleri inceleme talebiyle geri gönderir. Eksikleri tamamlayıp yeniden sunana kadar işletme kayıtlı sayılmaz; bu yüzden ilk başvuruyu eksiksiz yapmak önemlidir.
